Každá cesta zaměstnance a zaměstnankyně projektu musí být v souladu s aktivitami tedy výzkumem projektu KREAS
Mimo EU (také Švýcarsko, Norsko) je třeba prokázat aktivní účast na pořádané akci s přímým vztahem k aktivitám projektu. Aktivní účastí se rozumí např. prezentace na konferenci, semináři, workshopu, vedení diskuzního panelu v rámci konference atp.
A) PŘED CESTOU
KROK Č. 1
Dokumenty
1.Žádost o schválení pracovní cesty (formulář níže – list č. 1)
- Každá cesta musí být odsouhlasena prostřednictvím Žádosti o schválení zahraniční cesty. Zde vedoucí příslušného Výzkumného programu (dále jen VP) svým podpisem stvrzuje soulad pracovní cesty s aktivitami a cíli projektu KREAS.
2. Cestovní příkaz (CP) (formulář níže – list č. 2)
- Vyplňuje se souběžně s Žádostí o schválení pracovní cesty a odevzdává se k podpisu nadřízenému (vedoucí katedry/ústavu). Zaměstnanec pořídí kopii Cestovního příkazu (dále jen CP), kterou pak odevzdá referentovi/referentce pro pracovní cesty KREAS současně s Žádostí o schválení pracovní cesty a originál si ponechá (v případě kdy zaměstnanec žádá o zálohu, odevzdává originál CP viz. níže).
3. Žádost o poskytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu (dále jen Žádost o zálohu) (formuláře níže – list č. 3 a 4)
- Vyplňuje se souběžně s Žádostí o schválení pracovní cesty a Cestovním příkazem a podepisuje ji ředitelka KREAS, tzn., není třeba podpis nadřízeného (vedoucí katedry/ústavu).
- O zálohu je možné požádat v tuzemské či v následujících cizích měnách: EUR, USD, GBP, CHF. Záloha je pak vyplacena v hotovosti na pokladně hlavní budovy FF v měně zahraničního stravného, nebo zaslána na účet v CZK dle aktuálního kurzu požadované cizí měny.
- Výše zálohy musí být rovněž předem uvedena v Žádosti o schválení pracovní cesty.
- V případě dodatečné žádosti o zálohu, je nutné předložit Žádost o zálohu ke schválení referentovi/referentce společně s originálem Cestovního příkazu minimálně 16 pracovních dní před požadovaným datem vyplacení zálohy. Při pozdějším dodání Žádosti o zálohu nelze garantovat její kladné vyřízení, zejména u hotovostních záloh v cizí měně.
Předání dokumentů
- xls soubor se Žádostí o schválení pracovní cesty, Cestovním příkazem, případně Žádostí o zálohu posílá zaměstnanec dopředu emailem ke schválení ředitelce projektu.
- následně Žádost o schválení pracovní cesty (podepsanou vedoucím VP), Cestovní příkaz (podepsaný nadřízeným (vedoucí katedry/ústavu)), případně Žádost o zálohu (bez podpisu), předá zaměstnanec příslušnému referentovi/referentce nejpozději 60 kalendářních dní před cestou, k zajištění podpisů finanční manažerky a ředitelky projektu KREAS. Při nedodržení doporučené lhůty může nastat situace, kdy nebude možné zajistit nákup letenek, jízdenek či ubytování a cesta nebude moci být v rámci projektu KREAS realizována.
- Dokumenty je nutné dodat společně, tj. Žádost o schválení pracovní cesty bez schváleného Cestovního příkazu nebude akceptována!!!
- V případě, že zaměstnanec nepožaduje zálohu, ponechá si originál Cestovního příkazu u sebe a odevzdá referentovi/referentce pouze kopii Cestovního příkazu. Pokud zaměstnanec požaduje zálohu, odevzdá originál Cestovního příkazu referentovi/referentce (Ekonomické oddělení ho vrátí zpět zaměstnanci při vyplacení zálohy).
- Dokumenty je možné předat pouze v úředních hodinách referentovi/referentce projektu KREAS nebo po individuální domluvě na adrese kanceláře projektu KREAS, Voršilská 1, Praha 1, 6. NP.
KROK Č. 2
Nákup letenek a ubytování
- Ubytování a nákup letenek/jízdenek zařizuje pouze referent/referentka projektu KREAS, v případě jiného postupu je zapotřebí předem konzultovat s referentem/referentkou.
- Současně s předáním Žádosti o schválení pracovní cesty vedoucímu VP, vloží zaměstnanec požadavek na objednávku jízdného a ubytování do objednávkové aplikace.
- Objednávky ubytování a letenek/jízdenek je možné vkládat do objednávkové aplikace i po ústní dohodě s vedoucím VP. Závazně však bude objednávka potvrzena až po doručení Žádosti o schválení pracovní cesty podepsané vedoucím VP a schváleným CP.
- Veškerá komunikace k dané objednávce je vedena výhradně v objednávkové aplikaci nikoli v e-mailu. E-mailové požadavky nebudou akceptovány!
- Do příloh v objednávkové aplikaci lze vložit printscreen preferovaného spoje nebo ubytování, případně časové rozmezí příletu/příjezdu a odletu/odjezdu (na ubytování lze rovněž zaslat funkční odkazy).
- Ubytování v hotelu v zahraničí je zajištěno za ceny v čase a místě obvyklé dle pravidel Řídícího orgánu (MŠMT), zpravidla v kategorii ***
- Za způsobilou částku pro ubytování je obvykle možné považovat výdaje do částky 100 EUR/osoba/noc (v případě jiné měny částka odpovídající ekvivalentu 100 EUR). Při překročení této částky je vyžadováno doložení průzkumu trhu hotelových služeb v dané oblasti, zejména je pak tento průzkum vyžadován u hotelů vyšší kategorie (více jak ***), jako podklad pro posouzení způsobilosti. Do průzkumu trhu je nutné zahrnout alespoň 3 různé nabídky. Průzkum trhu provádí referenti cest.
Konferenční poplatek a cestovní pojištění
Registraci na konferenci si akademik či akademička zajišťuje sám. V tomto případě je potřeba jako fakturační adresu uvést:
Univerzita Karlova, Filozofická fakulta, Jméno a příjmení akademika/akademičky, za které je poplatek hrazen, Nám. Jana Palacha 2, Praha 1, 116 38
V případě úhrady konferenčního poplatku přímo z projektu KREAS je potřeba, při zakládání nové objednávky v aplikaci, vložit informaci o uhrazení poplatku do pole „Poznámka“ a do Příloh objednávky vložit všechny potřebné podklady k provedení platby, a to:
- program konference,
- informaci přímo od organizátora konference o výši poplatku a kam a na jaký účet je zapotřebí poplatek zaslat,
- vyplněný Příkaz k úhradě do zahraničí (formulář níže).
- KREAS zajistí podpis na Příkazu k úhradě do zahraničí a jeho přeposlání na ekonomické oddělení FF, které poplatek uhradí cca do 2 týdnů.
- V případě úhrady konferenčního poplatku přímo zaměstnancem, je nutné následně ve Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí doložit všechny potřebné podklady (informace níže).
- Cestovní pojištění si je zaměstnanec povinen zajistit sám před nástupem na pracovní cestu a to v ceně odpovídající balíčku Standard. V případě potřeby vyšší částky plnění u pojištění léčebných výloh, případně dalších připojištění lze toto cestovní pojištění sjednat po domluvě s referentem/referentkou. Výdaje za cestovní pojištění je možné žádat k náhradě v rámci nutných vedlejších výdajů ve Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (informace níže).
B) PO NÁVRATU Z CESTY
KROK Č. 3
1.Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (v cizí měně) a Vyúčtování pracovní cesty (v CZK)
- Nejpozději do 5 pracovních dnů po návratu z pracovní cesty dokládá zaměstnanec e-mailem referentovi/referentce informaci o odletu/odjezdu a příletu/příjezdu dle skutečnosti a program konference.
- Referent/referentka připraví Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (v cizí měně) a Vyúčtování pracovní cesty (v CZK), na jejichž základě bude proplaceno stravné.
- Připravená Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (v cizí měně) a Vyúčtování pracovní cesty (v CZK) budou zaslána e-mailem zpět zaměstnanci, který doplní případné vedlejší výdaje a informace o proplacení stravného.
- Pokud bylo zaměstnanci hrazeno jídlo, tj. v rámci ubytování hrazena snídaně, případně pokud je součástí konferenčního poplatku, hrazeného z projektu KREAS, formálně poskytnut oběd/večeře, je zaměstnanec povinen dané uvést ve Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí. Hrazená částka za stravné se krátí dle vyhlášky MF ČR a to i v případě, že zaměstnanec ve skutečnosti dané občerstvení nekonzumoval. Zde naleznete informace o výši stravného v zahraničí.
- Finální podobu Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (v cizí měně) a Vyúčtování pracovní cesty (v CZK) odesílá zaměstnanec zpět referentovi/referentce. K podpisu vyúčtování dochází po kontrole referentem/referentkou při osobním předání ostatních dokumentů ve Voršilské.
2. Originál cestovního příkazu (formulář níže – list č. 2)
- Zaměstnanec opatří originál Cestovního příkazu podpisem svým a podpisem svého nadřízeného (vedoucí katedry/ústavu) před i po pracovní cestě.
3. Závěrečná zpráva ze zahraniční cesty (formulář níže – list č. 5)
- Nezbytné náležitosti, které je potřeba uvést:
a) Průběh cesty a informaci, v rámci jakého úkolu z náplně práce byla pracovní cesta vykonána. Případně uvést informaci, zda je cesta spojena s řešením výstupu „D“, případně milníku „M“.
b) Jak cesta přispěla k naplnění obecného cíle/cílů projektu s odkazem na „T“, „D“, „M“, případně konkrétního cíle v rámci výzkumného programu.
- Zpráva z cest se vždy předkládá ke kontrole MŠMT. Do Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty tak prosím nepište informace, jež s řešením projektu nesouvisí.
- Zaměstnanec před samotným vytištěním Závěrečnou zprávu zasílá ke kontrole na e-mailovou adresu cestykreas@ff.cuni.cz .
4. Další dokumenty
- Boarding pass (je doporučeno pořídit snímek pro případ pozdější ztráty), jízdenky.
- Vedlejší výdaje – veškeré účtenky za veřejnou dopravu, případně taxi (lze využít pouze v odůvodněných případech (např. neexistence spojení), účtenky za městskou daň, za vstupy do knihoven, muzeí, za kopírování a další účtenky a podklady vztahující se ke služební cestě, jejichž úhradu bude zaměstnanec požadovat.
- Pozvánka na konferenci, seminář, program konference, případně bližší informace ke konferenci, za kterou byl uhrazen registrační/konferenční poplatek apod.
- Smlouva/potvrzení o uzavření cestovního pojištění
- V případě využití předplaceného kreditu u dopravce je potřeba doložit navíc odečet hrazené částky za jízdenku ze zákaznického účtu a doklad o dobití částky na účet dopravce, vč. potvrzení o platbě z bankovního účtu.
- Ke všem výdajům spojeným s pracovní cestou je potřeba doložit doklady o prvotní úhradě – v případě:
- úhrady v hotovosti – účtenku, zjednodušený daňový doklad,
- úhrady kartou, nebo převodem z běžného účtu – výpis z běžného účtu, kde je zřetelná úhrada předmětných výdajů, číslo a jméno účtu (ostatní údaje mohou být začerněny).
Předání dokumentů
- Originál Cestovního příkazu (podepsaný zaměstnancem a jeho nadřízeným), Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (v cizí měně) a Vyúčtování pracovní cesty (v CZK), (podepsané zaměstnancem), Závěrečnou zprávu ze zahraniční cesty (podepsanou zaměstnancem a vedoucím VP) spolu s dalšími dokumenty předá zaměstnanec příslušnému referentovi/referentce nejpozději do 10 pracovních dnů od návratu ze služební cesty na adresu kanceláře projektu KREAS, Voršilská 1, Praha 1, 6 NP.
- Jiná možnost předání podkladů není možná!!!
- Pozvánku na konferenci, seminář, program konference a prezentovaný příspěvek (včetně logolinku) v případě aktivní účasti zasílejte elektronicky na e – mail: cestykreas@ff.cuni.cz