Proplacení cestovních výdajů zástupcům cílové skupiny z tuzemska (dále jen „hosté“)
Zástupci cílové skupiny v projektu KREAS jsou:
- Studenti doktorských studijních programů na VŠ
- Pracovníci výzkumných organizací
Pokud jsou hosté z ČR zástupci jedné z těchto skupin, lze jim uhradit:
Ubytování (max do výše 1700,- Kč/os/den)
Jízdné (max 2. třída)
Cestovní výdaje vzniklé hostovi pozvanému na akci organizovanou v rámci projektu KREAS lze proplatit pouze na základně uzavřené cestovní dohody mezi fakultou a hostem. Platba příspěvku na cestovní výdaje a výdaje na ubytování, je možná až po uskutečnění akce a doložení všech relevantních podkladů, a to poukázáním na bankovní účet hosta. Jiná forma proplacení není možná.
Příjezd je možný v den zahájení akce, odjezd je možný v den ukončení akce, ubytování je možné proplatit pouze u vícedenních akcí. V případě delšího pobytu, nelze cestovní náklady proplatit.
Před přípravou cestovní dohody s hostem je nutné (s dostatečným předstihem, viz. níže) získat potřebné údaje od hosta a především souhlas zaměstnanců odpovědných za realizaci projektu KREAS (vedoucí výzkumného programu, finanční manažerka KREAS, ředitelka KREAS). K tomu je určena „Žádost o schválení příspěvku na cestovní výdaje pro tuzemského hosta“ ke stažení v přílohách níže.
Vyplnění Žádosti o schválení příspěvku na cestovní výdaje pro tuzemského hosta (dále jen Žádost)
Žádost podává osoba zvoucí hosta (dále jen „žadatel“) a tím, žádá o úhradu předpokládaných výdajů, které hostovi vzniknou přesunem a ubytováním po dobu konání dané akce. Do této Žádosti se vyplňuje:
- datum konání a název akce
- vazba akce na cíle projektu, úkoly/výstupy/(příp. milníky) projektu KREAS
- jména a příspěvky zvaných hostů včetně zdůvodnění jejich návštěvy pro plnění úkolů/výstupů/cílů projektu, pokud je relevantní – pokud je host zástupce cílové skupiny, není aktivní příspěvek nutný, projekt KREAS cílí právě na tyto skupiny.
Vyplněnou Žádost vytiskněte a podepište v roli žadatele. Následně musí Žádost podepsat Váš vedoucího výzkumného programu:
- VP1 podepisuje prof. Kolman
- VP2 podepisuje doc. Friedová
- VP3 podepisuje prof. Lomová
Poté je třeba Žádost odevzdat referentovi spravujícímu agendu příspěvků pro přijíždějící hosty (cest KREAS) osobně do kanceláře KREAS (Voršilská 1/144) nebo nechat v uzavřené obálce na vrátnici ve Voršilské. Žádost bude dále posouzena finanční manažerkou z hlediska způsobilosti ve vztahu k projektu.
- Žádost je třeba podat minimálně 30 dní před konáním akce
Vyplnění dotazníku (elektronicky)
Dotazník slouží jako podklad pro přípravu dohody s hostem a vyplňuje se elektronicky pro každého jednotlivého hosta.
Žadatel pošle odkaz k vyplnění dotazníku všem pozvaným hostům, které uvedl v žádosti. Zvaný host vyplní požadované údaje (osobní údaje, bankovní spojení, atd.).
Odkaz na elektronický dotazník: https://forms.office.com/r/XeqZCUHqe5
V případě dotazů ohledně vyplnění dotazníku, kontaktujte kolegyni Kateřinu Mudrovou Kontakty | Projekt KREAS (cuni.cz) (dále jen „referentka“), která má přípravu dohod s hosty na starosti.
Pro hladký průběh přípravy dohod s hosty je nezbytné, aby kompletně vyplněné dotazníky byly odevzdány nejpozději:
- 20 dní před konáním akce
Příprava dohody o poskytnutí příspěvku na cestovní náklady
Referentka na základě obdržených podkladů vytvoří „dohodu o poskytnutí příspěvku na cestovní náklady“ (dále jen Dohoda), kterou zašle e-mailem přímo zvanému hostovi k jeho odsouhlasení a následnému podpisu.
Ubytování a jízdné si rezervuje a hradí host vždy sám. Podmínky proplacení jízdného a ubytování jsou uvedeny v podepsané dohodě. Ve výjimečných případech je možné požádat o rezervaci ve vybraných zařízeních referenty spravující agendu cest KREAS (i v tomto případě však platí, že je rezervace provedena na jméno hosta, nikoli FF UK a host si hotel hradí sám). Vynaložené náklady na ubytování budou hostovi následně proplaceny v rámci příspěvku na cestovní náklady.
Pro proplacení příspěvku hostovi žadatel odevzdává:
- Cestovní dohodu ve dvou originálech podepsanou hostem modrým perem nebo propiskou, aby nedošlo k pochybnostem o originalitě dokumentů (referentce)
- Jízdenky a fakturu za ubytování s potvrzením o úhradě – obvykle výpis z BÚ (referentce)
- Protokol o výstupu (Ing. Markétě Hlavinkové, oddělení KREAS)
- Prezenční listinu z akce (Ing. Markétě Hlavinkové, oddělení KREAS)
- Program akce, kde jsou jmenovitě uvedeni přednášející experti, opatřený povinnou publicitou (elektronicky koordinátorovi publicity za dané VP, případně Ing. Markétě Hlavinkové)
- Fotodokumentaci akce a povinné publicity (elektronicky koordinátorovi publicity, případně Ing. Markétě Hlavinkové)
Podpisy dohod a doložení další výše uvedené dokumentace zajistí žadatel, případně, po předchozí domluvě, referentka. Referentka následně zajistí zbylé chybějící podpisy na dohodě (tajemníka, ředitele projektu) a předá podklady potřebné pro úhradu na ekonomické oddělení. Projektová manažerka a ekonomické oddělení podklady zpracuje, provede kontrolu a v případě, že bude vše v pořádku, provede úhradu na bankovní účet uvedený v dohodě.
Pokud nebudou dodány veškeré výše uvedené podklady, není možné hostovi platbu poukázat!!!
Cestovní dohoda se vyhotovuje ve dvou originálech, jeden originál putuje do fakultního registru smluv, druhý je ponechán hostovi.