- Každá cesta zaměstnance a zaměstnankyně projektu musí být v souladu s výzkumnými aktivitami projektu KREAS.
A) PŘED CESTOU
KROK Č. 1
Dokumenty
- Žádost o schválení pracovní cesty (formulář níže – list č. 1)
- Každá cesta musí být odsouhlasena prostřednictvím Žádosti o schválení pracovní cesty. Zde vedoucí příslušného výzkumného programu (dále jen VP) svým podpisem stvrzuje soulad pracovní cesty s aktivitami a cíli projektu KREAS.
2. Cestovní příkaz (formulář níže – list č. 2)
- Vyplňuje se souběžně s Žádostí o schválení pracovní cesty a odevzdává se k podpisu nadřízenému (vedoucí katedry/ústavu). Zaměstnanec pořídí kopii Cestovního příkazu (dále jen CP), kterou pak odevzdá referentovi/referentce pro pracovní cesty KREAS současně s Žádostí o schválení pracovní cesty a originál si ponechá (v případě kdy zaměstnanec žádá o zálohu, odevzdává originál CP viz. níže).
3. Žádost o poskytnutí zálohy v české měně (dále jen Žádost o zálohu) (formulář níže – list č. 3)
- Vyplňuje se souběžně s Žádostí o schválení pracovní cesty a Cestovním příkazem a podepisuje ji ředitelka KREAS, tzn., není třeba podpis nadřízeného(vedoucí katedry/ústavu).
- Záloha je vyplacena v hotovosti na pokladně hlavní budovy FF nebo zaslána na účet v CZK.
- Výše zálohy musí být rovněž předem uvedena v Žádosti o schválení pracovní cesty.
- V případě dodatečné žádosti o zálohu, je nutné předložit Žádost o zálohu ke schválení referentovi/referentce společně s originálem Cestovního příkazu minimálně 16 pracovních dní před požadovaným datem vyplacení zálohy. Při pozdějším dodání Žádosti o zálohu nelze garantovat její kladné vyřízení.
- Důležité pro vyplnění formuláře: ve formuláři jsou šedá pole určena k vyplnění, bílá pole jsou uzamčená pro úpravy a jsou vyplňována automaticky na základě vyplnění informace na předchozím listu.
Předání dokumentů
- Žádost o schválení pracovní cesty (podepsaná vedoucím VP), Cestovní příkaz (podepsaný nadřízeným (vedoucí katedry/ústavu)), případně Žádost o zálohu (bez podpisu), předá zaměstnanec příslušnému referentovi/referentce nejpozději 30 kalendářních dní před cestou, k zajištění podpisů finanční manažerky a ředitelky projektu KREAS. Při nedodržení doporučené lhůtymůže nastat situace, kdy nebude možné zajistit nákup jízdenek či ubytování acesta nebude moci být v rámci projektu KREAS realizována.
- Dokumenty je nutné dodat společně, tj. Žádost o schválení pracovní cesty bez schváleného Cestovního příkazu nebude akceptována!!!
- V případě, že zaměstnanec nepožaduje zálohu, ponechá si originál Cestovního příkazu u sebe a odevzdá referentovi/referentce pouze kopii Cestovního příkazu. Pokud zaměstnanec požaduje zálohu, odevzdá originál Cestovního příkazu referentovi/referentce (Ekonomické oddělení ho vrátí zpět zaměstnanci při vyplacení zálohy).
- Dokumenty je možné předat pouze v úředních hodinách referentovi/referentce projektu KREAS, nebo po individuální domluvě na adrese kanceláře projektu KREAS, Voršilská 1, Praha 1, 6. NP.
KROK Č. 2
Nákup jízdenek a ubytování
- Ubytování a nákup jízdenek zařizuje pouze referent/referentka projektu KREAS, v případě jiného postupu je zapotřebí předem konzultovat s referentem/referentkou.
- Současně s předáním Žádosti o schválení pracovní cesty vedoucímu VP, vloží zaměstnanec požadavek na objednávku jízdného a ubytování do objednávkové aplikace.
- Objednávky ubytování a jízdenek je možné vkládat do objednávkové aplikace i po ústní dohodě s vedoucím VP. Závazně však bude objednávka potvrzena až po doručení Žádosti o schválení pracovní cesty podepsané vedoucím VP a schváleným CP.
- Veškerá komunikace k dané objednávce je vedena výhradně v objednávkové aplikaci nikoli v e-mailu. E-mailové požadavky nebudou akceptovány!
- Do příloh v objednávkové aplikaci lze vložit printscreen preferovaného spoje nebo ubytování, případně časové rozmezí příjezdu a odjezdu (na ubytování lze rovněž zaslat funkční odkazy).
- Ubytování v hotelu je zajištěno za ceny v čase a místě obvyklé, dle pravidel Řídícího orgánu (MŠMT), nejvýše však 1 500 Kč za osobu a noc, zpravidla v kategorii ***.
Konferenční poplatek a cestovní pojištění
- Registraci na konferenci si akademik či akademička zajišťuje sám. V tomto případě je potřeba jako fakturační adresu uvést:
Univerzita Karlova, Filozofická fakulta, Jméno a příjmení akademika/akademičky, za které je poplatek hrazen, Nám. Jana Palacha 2, Praha 1, 116 38
- V případě úhrady konferenčního poplatku přímo z projektu KREAS je potřeba, při zakládání nové objednávky v aplikaci, vložit informaci o uhrazení poplatku do pole „Poznámka“ a do Příloh objednávky vložit všechny potřebné podklady k provedení platby, a to:
- program konference,
- informaci přímo od organizátora konference o výši poplatku a na jaký účet je zapotřebí částku zaslat,
- KREAS zajistí podpis na Příkazu k úhradě a jeho přeposlání na ekonomické oddělení FF, které poplatek uhradí cca do 2 týdnů.
- V případě úhrady konferenčního poplatku přímo zaměstnancem, je nutné následně ve Vyúčtování pracovní cesty doložit všechny potřebné podklady (informace níže).
B) PO NÁVRATU Z CESTY
KROK Č. 3
- Vyúčtování pracovní cesty
- Nejpozději do 5 pracovních dnů po návratu z pracovní cesty dokládá zaměstnanec e-mailem referentovi/referentce informaci o odjezdu a příjezdu dle skutečnosti a program konference.
- Referent/referentka připraví Vyúčtování pracovní cesty, na jehož základě bude proplaceno stravné.
- Připravené Vyúčtování pracovní cesty bude zasláno e-mailem zpět zaměstnanci, který doplní případné vedlejší výdaje.
- Pokud bylo zaměstnanci hrazeno jídlo, tj. v rámci ubytování hrazena snídaně, případně pokud je součástí konferenčního poplatku, hrazeného z projektu KREAS, formálně poskytnut oběd/večeře, je zaměstnanec povinen dané uvést v Závěrečné zprávě z pracovní cesty v ČR. Hrazená částka za stravné se krátí dle vyhlášky MPSV, a to i v případě, že zaměstnanec ve skutečnosti dané občerstvení nekonzumoval. Zde naleznete informace o výši stravného.
- Finální podobu Vyúčtování pracovní cesty odesílá zaměstnanec zpět referentovi/referentce. K podpisu vyúčtování dochází po kontrole referentem/referentkou při osobním předání ostatních dokumentů ve Voršilské.
2. Originál Cestovního příkazu (formulář níže – list č. 2)
- Zaměstnanec opatří originál Cestovního příkazu podpisem svým a podpisem svého nadřízeného (vedoucí katedry/ústavu) před i po pracovní cestě.
3. Závěrečná zpráva z pracovní cesty v ČR (formulář níže – list č. 4)
- Nezbytné náležitosti, které je potřeba uvést:
- Průběh cesty a informaci, v rámci jakého úkolu z náplně práce byla pracovní cesta vykonána. Případně uvést informaci, zda je cesta spojena s řešením výstupu „D“, případně milníku „M“.
- Jak cesta přispěla k naplnění obecného cíle/cílů projektu s odkazem na „T“, „D“, „M“, případně konkrétního cíle v rámci výzkumného programu.
- Informaci o tom, zda bylo poskytnuto jídlo, hrazené v rámci konferenčního poplatku nebo v rámci ubytování.
- Zpráva z cest se vždy předkládá ke kontrole MŠMT. Do závěrečné zprávy cesty tak prosím nepište informace, jež s řešením projektu nesouvisí.
- Zaměstnanec před samotným vytištěním Závěrečnou zprávu zasílá ke kontrole na e-mailovou adresu cestykreas@ff.cuni.cz.
Další dokumenty
- Jízdenky.
- Vedlejší výdaje – veškeré účtenky za veřejnou dopravu, případně taxi (lze využít pouze v odůvodněných případech (např. neexistence spojení), účtenky za městskou daň, za vstupy do knihoven, muzeí, za kopírování a další účtenky a podklady vztahující se ke služební cestě, jejichž úhradu bude zaměstnanec požadovat.
- Pozvánka na konferenci, seminář, program konference, případně bližší informace ke konferenci, za kterou byl uhrazen registrační/konferenční poplatek apod.
- Ke všem výdajům spojeným s pracovní cestou je potřeba doložit doklady o prvotní úhradě – v případě:
- úhrady v hotovosti – účtenku, zjednodušený daňový doklad,
- úhrady kartou, nebo převodem z běžného účtu – výpis z běžného účtu, kde je zřetelná úhrada předmětných výdajů, číslo a jméno účtu (ostatní údaje mohou být začerněny).
- V případě využití předplaceného kreditu u dopravce je potřeba doložit navíc odečet hrazené částky za jízdenku ze zákaznického účtu a doklad o dobití částky na účet dopravce, vč. potvrzení o platbě z bankovního účtu.
Předání dokumentů
- Originál Cestovního příkazu (podepsaný zaměstnancem a jeho nadřízeným), Vyúčtování pracovní cesty (podepsané zaměstnancem), Závěrečnou zprávu z pracovní cesty v ČR (podepsanou zaměstnancem a vedoucím VP) spolu s dalšími dokumenty předá zaměstnanec příslušnému referentovi/referentce nejpozději do 10 pracovních dnů od návratu ze služební cesty na adresu kanceláře projektu KREAS, Voršilská 1, Praha 1, 6. NP.
- Jiná možnost předání podkladů není možná!!!
- Pozvánku na konferenci, seminář, program konference a prezentovaný příspěvek (včetně logolinku) v případě aktivní účasti zasílejte elektronicky na e – mail: cestykreas@ff.cuni.